De opdracht van de Raad van Bestuur luidde: “Ondersteun ons bij het opstellen van een reorganisatievoorstel in het Facilitair werkveld en Opleidingen teneinde zowel kwalitatief als kwantitatief een verbeteringsslag te realiseren”.
Zorggroep Elde is op 1 januari 2004 ontstaan vanuit drie afzonderlijke stichtingen voor verpleging en verzorging in de regio Boxtel. In totaal omvat de organisatie 9 zorglocaties. Vanuit die negen locaties worden diverse vormen van wonen, zorg en welzijn geboden.
Van spaghetti tot structuur_1
Het project
Ten tijde van de fusie is een aantal zaken al geoptimaliseerd.
Er is toen echter ook al geconstateerd dat op termijn een aantal andere onderwerpen verder uitgewerkt moest worden.
In een door ons georganiseerde brainstormbijeenkomst met het management van Zorggroep Elde is geconstateerd dat vooral de ondersteunende processen opnieuw bekeken dienden te worden. Het betreft met name de gebieden Opleidingen, Inkoop en Facilitair. Facilitair is een breed vakgebied. Inkoop is hier feitelijk een onderdeel van, net zo als de Technische Dienst en de Facilitaire Dienst.
Van spaghetti tot structuur_2
Er zijn twee werkgroepen geformeerd om respectievelijk de vakgebieden Facilitair en Opleidingen verder uit te werken en een reëel en haalbaar eindmodel te ontwikkelen.
In deze werkgroepen hebben locatiedirecteuren en materiedeskundigen uit de organisatie zitting genomen. Er is voor gekozen om de werkgroepen een advies te laten uitwerken voor hun betreffende vakgebied en dit in het voltallige Management Beraad (MB) te presenteren.
Een natuurlijk spanningsveld bij de uitvoering van de projectopdrachten is geweest welke elementen van de dienstverlening centraal en welke decentraal georganiseerd dienden te worden. Voorwaarde was dat er voldoende garantie kon worden verkregen dat centrale dienstverlening daadwerkelijk een verbetering voor het primaire werkveld, de locaties, zou gaan opleveren.
procesbeschrijving
De reorganisatie moest kostenneutraal worden gerealiseerd, er mocht geen uitbreiding van het aantal formatieplaatsen ontstaan. In een aantal bijeenkomsten is gewerkt naar een eindsituatie die, na acceptatie door de RvB, eenvoudig zou kunnen worden gerealiseerd. HRM aspecten vormden dan ook een nadrukkelijk onderdeel van de opdracht.
Het resultaat is dat de aanbevelingen van de werkgroepen in een rapport zijn samengevat en door de RvB en het MB geaccepteerd. De feitelijke reorganisatie is daarna geëffectueerd.
Onze bijdrage bestond uit de diensten van de consultant met als taken:
- Het organiseren van workshops met de RvB en het MB om een gezamenlijk beeld te krijgen van de feitelijke “probleemgebieden”.
- Het leiden van projectgroepen waarin op interactieve wijze met elkaar gewerkt is aan een gedragen eindresultaat.
- Het opstellen van de eindrapportage.
De uitvoering van het eerste project lag in de periode augustus 2006 tot maart 2007.
